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Popayan, Cauca, Colombia

VIATICOS, GASTOS DE REPRESENTACION Y AUXILIO DE RODAMIENTO


Viáticos:


Importante referirnos  a los viajes ocasionales o permanentes con pernotada y/ o alimentación fuera de casa.

La norma no admite discusión e interpretación diferente cuando señala: “… 1. Los viáticos permanentes constituyen salario  en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que solo tenga la finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación…”. (Subrayas fuera de texto)

El artículo 130 del C.S.T particularmente hace dos distinciones importantes para los empleadores: A) Quien salga de su jurisdicción y tenga que alimentarse y alojarse en hoteles, hostales u otros, así sean cancelados por la empresa; son salario. No olvidemos el carácter de permanentes. B) Frente al tema de los auxilios de rodamiento que se otorgan de manera permanente, solo basta leer con detenimiento la parte subrayada para expresar que estos  no tienen la connotación de salario y de ahí que no debamos confundir los términos auxilios, viáticos y permanencia. “… pero no en lo que solo tenga la finalidad proporcionar los medios de transporte….”.

Debe considerarse salario el alojamiento y la alimentación teniendo en cuenta la consideración de la corte constitucional en sentencia C-081 de 29 de febrero de 1996:
(…) En efecto, es razonable sostener que aquella parte del viático permanente destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento constituye salario, partiendo del concepto legal y doctrinario según el cual el salario es la retribución por la labor del trabajador, para que éste pueda subvenir a sus necesidades. En efecto, si continuamente el trabajador se encuentra fuera de su sede de trabajo, la manutención y alojamiento que suministra el empleador a través del viático, equivalen al salario en la solución de tales necesidades. En cambio, la Corte considera que el Legislador podía, dentro de su libertad de configuración, excluir como factor salarial aquellos viáticos permanentes para gastos de representación o transporte, por considerar que ellos no son una retribución por la labor del trabajador, ni sirven para satisfacer sus necesidades. (…).

Importante que el empleador estime el valor de los viáticos permanentes, ello en cuanto a la distinción entre alojamiento, alimentación y transporte o gasto de combustible.

Si el empleador no hace la distinción, la jurisprudencia estima que el total de viáticos constituye salario.

La corte constitucional en sentencia C-081 de 29 de febrero de 1996 dijo que:

(…) Ahora bien, en este caso específico, es indudable que si un patrono utiliza la norma acusada para desconocer derechos laborales o discriminar a determinados trabajadores, éstos cuentan con los mecanismos de protección establecidos por el ordenamiento. No es pues cierto que el trabajador, como lo sugiere equivocadamente el demandante, esté a merced de la posible arbitrariedad del empleador en la interpretación jurídica de la disposición bajo examen, pues la distinción entre viáticos permanentes y accidentales es objetiva, y no depende de la discrecionalidad del patrono. Por ello, el trabajador puede acudir ante la justicia laboral cuando el patrono desconozca el carácter salarial de los viáticos permanentes destinados a proporcionar manutención y alojamiento. Así lo ha establecido con claridad la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia, quien ha señalado que "el empleador tiene el deber legal de precisar al momento del pago de los viáticos cuáles destina a cubrir los gastos de alimentación y alojamiento y cuáles a otra finalidad, pues de lo contrario el juez debe asumir que todos tiene naturaleza salarial. Pero de esa regla de la jurisprudencia no se deduce que sea el patrono quien deba calificar si el suministro de viáticos es ocasional o permanente, porque esa determinación no depende de la voluntad de las partes sino de la realidad del contrato (…).

Vale la pena señalar, que todo lo que constituya salario suma para el pago de prestaciones sociales y las deducciones a la seguridad social por parte del trabajador; igualmente pago de parafiscales por parte del empleador.

Gastos de representación:

Se está utilizando la figura de gastos de representación en la remuneración de los trabajadores,  con el convencimiento de que ellos,  no forman base para los aportes a seguridad social, prestaciones sociales, aportes parafiscales y principalmente para el cálculo de la retención en la fuente.

Los gastos de representación, se suponen son los gastos en que puede incurrir un trabajador en el desarrollo propio de sus actividades, como puede ser el de transporte, alojamiento, alimentación, y otro tipo de gastos directos o indirectos necesarios y acostumbrados en la realización de determinadas actividades.

En primer lugar, es preciso determinar si este tipo de pagos se pueden considerar como salario.

Según el código sustantivo del trabajo, artículo 130, los gastos de representación no constituyen salario, por tanto no tienen como finalidad remunerar al trabajador ni incrementar su patrimonio, sino el compensar los gastos y erogaciones incurridas por el trabajador para poder desarrollar cabalmente sus funciones.

Al no constituir salario, los gastos de representación efectivamente no forman parte de la base para el cálculo y pago de seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Respecto a la retención en la fuente, los gastos de representación se consideran ingresos gravados y por tanto forman parte de la base para el cálculo de la retención en la fuente por ingresos laborales.

Los gastos de representación son exentos en un 50%, únicamente para los rectores y profesores de las universidades públicas y para los magistrados de los tribunales. Para los jueces de la república, el porcentaje exento es del 25%, por tanto, estos pagos no forman parte de la base de retención por ingresos laborales en los porcentajes considerados exentos, el exceso sí debe estar sometido a retención en la fuente.

Los gastos de representación de los demás trabajadores públicos y de todos los trabajadores del sector privado, son ingresos gravados, y por consiguiente sometidos a retención en la fuente.

En el contrato de trabajo que se suscriba, se debe hacer referencia expresa en cuanto el monto y valor que constituya gastos de representación, para efectos de tener claridad, principalmente al momento de determinar las bases para el pago de seguridad social, aportes parafiscales y prestaciones sociales.

Adicionalmente, el artículo 128 del código sustantivo del trabajo, permite la posibilidad que entre el empleado y el empresario se pacten ciertos pagos como no constitutivos de salario, los que tampoco formaran parte de la base para prestaciones sociales, aportes parafiscales y seguridad social, caso el cual, tal acuerdo debe figurar expresamente en el contrato. Los pagos pactados como no constitutivos de salario en los términos del artículo 128 del código sustantivo del trabajo, para efectos tributarios se consideran gravados en un 100%, por lo que deben estar sometidos a retención en la fuente por ingresos laborales.

No se deben confundir los gastos de representación con los pagos por reembolso de gastos, los que tienen un tratamiento diferente a los gastos de representación.

Los gastos de representación sólo aplican para aquellos trabajadores que tengan la calidad de representantes de la empresa o del empleador; aquellos trabajadores que toman decisiones en representación de la empresa, que la obligan o comprometen.

Hoy, se está utilizando incorrectamente esta figura ya que la manifestación  al trabajador hace referencia a que parte de su devengado mensual lo recibe como  gasto de representación y ello aliviana los costos en Seguridad social y parafiscales  tanto para la empresa como para él.  El argumento: los gastos de representación según el art. 130 C.S.T  no son constitutivos de salario.


Auxilio de rodamiento:

El auxilio de rodamiento, es el valor que la empresa paga a un empleado cuando este aporta o utiliza su vehículo para desarrollar actividades relacionadas con el contrato de trabajo.

 Este auxilio lo fijan libremente las partes, y busca reconocer al trabajador el combustible y el desgaste por uso de su vehículo como consecuencia de colocarlo al servicio y para el beneficio del empleador.

 El auxilio de rodamiento es compatible con el auxilio de transporte. El hecho de que se pague un auxilio de rodamiento no exonera al empleador de pagar el auxilio de transporte, cuando por el monto del salario, el trabajador tiene derecho a él.

 Desde el punto de vista laboral, el auxilio de rodamiento no constituye salario por cuanto no es su objetivo remunerar el trabajo del empleado, sino el reconocer el desgaste de un bien perteneciente al trabajador que ha sido puesto al servicio del empleador.

Por consiguiente, el auxilio de rodamiento no hace de la base sobre la cual se deben pagar los aportes parafiscales y de seguridad social. Tampoco da derecho a prestaciones sociales, de modo que se excluye de la base para su cálculo.

Reflexión:  Los gastos  de representación no son una forma de desalarizar o manejo del sistema de remuneración compensación flexible. Los viaticos  para alojamiento y alimentación, cuando estos son permanentes, deben ser determinados en su valor, ello para efecto de calculo de prestaciones sociales y deducciones de ley.

JOSE EDUARDO MAYA AYUBI
ENERO  16 DE 2015



6 comentarios:

  1. El Auxilio de rodamiento se tiene en cuenta al momento de calcular el valor del subsidio de vivienda al que tiene derecho el trabajador?

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    1. El Auxilio de rodamiento no puede considerarse como ingreso laboral para el trabajador por cuanto lo que se recibe es utilizado para el cabal desempeño de sus funciones y no para acrecentar el patrimonio del empleado; debe quedar clara la definición en el contrato con estudio de tiempos y movimientos o con los montos por gasolina y desgaste del vehiculo.

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  2. Una empresa puede descontar del salario a una persona por la no legalización de facturas a esta...

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    1. Recordemos que los descuentos o deducciones deben proceder de la autorización del trabajador. Con respecto a lo aquí expresado por usted se debe seguir un proceso disciplinario que conlleve a determinar de la falta de diligencia y si con ello se constata que hubo un detrimento en el patrimonio economico de la empresa, será el trabajador quien dará la orden para el descuento. No habiendo autorización del empleado sobre el descuento, es ilegal el mismo.

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  3. Para fijar el auxilio de rodamiento existe algún porcentaje limite de este???

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    1. Lina, por ley no se ha consagrado un limite o un porcentaje. pero quiero agregar que el empleador y el trabajador deben ponerse de acuerdo con respecto al gasto (si se utiliza vehiculo) de combustible y desgaste del automotor y así consignar en el contrato u otrosi de trabajo. Si hablamos de auxilio de rodamiento para aquellas funciones donde no hay vehiculo y se deba hacer visitas a diferentes tiendas o sucursales o agentes o clientes, se debe detallar los tiempos y movimientos de cada recorrido para conceder un valor equivalente. Este es el manejo razonable.

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